Rotinas e atividades: cada checklist na frequência certa
As Rotinas de Coleta do HashData definem quem precisa responder cada formulário, com que frequência, e registram automaticamente o que não foi feito. O colaborador vê suas pendências. O gestor vê o que foi e o que não foi executado, sem cobrar ninguém por mensagem.
Ronda de vigilância · 3 coletas por dia útil
Exemplo de uma semana no Monitoramento
Em resumo
As Rotinas de Coleta são o módulo do HashData para checklists, inspeções e registros que se repetem. Uma rotina agrupa formulários em tarefas com periodicidade (diária, por dias da semana, semanal, quinzenal ou mensal), atribui essas tarefas a colaboradores e, ao fim de cada período, registra automaticamente as coletas que não aconteceram. Funciona no portal web e no aplicativo móvel, inclusive sem internet.
Como funciona do início ao fechamento de cada período
Uma rotina tem nome, data de início e uma lista de colaboradores. Dentro dela ficam as tarefas: cada uma liga um formulário publicado a uma periodicidade e ao número de coletas esperado. O período de cada tarefa se chama janela: um dia, uma semana, uma quinzena ou um mês.
- O gestor cria a rotinaEscolhe os colaboradores e adiciona as tarefas, com formulário, número de coletas e periodicidade.
- A equipe vê a pendênciaA cada nova janela, a atividade aparece em Minhas Atividades, no app e no portal.
- Cada envio é contadoToda coleta válida enviada dentro da janela conta para a meta da tarefa.
- O sistema fecha a janelaO que faltou é registrado automaticamente como não executado e aparece no Monitoramento.
Periodicidades que acompanham o ritmo da operação
| Periodicidade | Como funciona a janela | Exemplo de uso |
|---|---|---|
| Diária | Uma janela por dia, com o número de coletas definido na tarefa | Checklist de abertura de loja, registros de autocontrole por turno |
| Dias na semana | O gestor escolhe os dias permitidos; cada dia é uma janela, e envios em outros dias são recusados | Rondas de segunda a sexta |
| Semanal | Uma janela por semana, a partir do dia de início configurado na área de trabalho | Inspeção de segurança, auditoria 5S por área |
| Quinzenal | Duas janelas fixas por mês: do dia 1 ao 15 e do dia 16 ao fim do mês | Relatório comercial consolidado |
| Mensal | Uma janela por mês-calendário | Consumo de energia por unidade, leitura de medidores |
As janelas seguem o fuso horário do dono da área de trabalho. Toda a equipe trabalha com os mesmos prazos, mesmo com colaboradores em fusos diferentes.
Meta da equipe ou meta individual
Por padrão, a meta é da equipe: qualquer colaborador da rotina pode enviar, e o que importa é a soma atingir o número esperado. Com a opção Todos os colaboradores devem enviar, cada pessoa precisa cumprir a meta individualmente, e o registro de não executado passa a apontar exatamente quem não enviou.
Quando a meta da janela é atingida, novos envios são recusados no momento do envio. Se ultrapassar a meta for desejável, como em visitas a clientes com um mínimo semanal, a opção Aceitar coletas extras registra os envios adicionais normalmente.
Duas visões: quem executa e quem acompanha
Minhas Atividades, para o colaborador
O colaborador abre o HashData e sabe o que precisa responder, até quando e quanto já foi feito.
- No aplicativo, a aba mostra um selo com o número de pendências e destaca o que está no último dia da janela.
- Um toque abre o formulário; se houver rascunho no aparelho, o app pergunta se o colaborador quer continuar.
- No portal web, um card no painel inicial lista as pendências com atalho para responder.
Monitoramento, para o gestor
Cada linha é uma coleta feita ou uma coleta que deveria ter sido feita e não foi. A cobrança passa a se basear em dados.
- Filtros por status, rotina, formulário, colaborador e período.
- Atalhos a partir do formulário, da tela de colaboradores e de cada rotina.
- A permissão Visualizar rotinas dá acesso só ao Monitoramento, ideal para coordenadores e diretores.
Funciona sem internet, em campo e na planta
As pendências ficam guardadas no aplicativo e podem ser respondidas sem conexão: em câmaras frias, áreas rurais, armazéns ou qualquer lugar sem sinal. As coletas feitas offline já aparecem descontadas no próprio aparelho e são enviadas sozinhas quando a conexão volta.
A coleta passa a contar oficialmente para a rotina quando o aparelho sincroniza. Por isso, em operações com pouco sinal, a orientação é sincronizar antes do fim da janela.
Conferir também é rotina: verificação coletiva
Além de cobrar o envio, a rotina pode cobrar que alguém confira o que foi enviado. A tarefa de verificação coletiva pede que as coletas do período anterior sejam verificadas dentro de um prazo, contado em dias a partir do início do período atual.
O escopo pode exigir a verificação de todas as coletas, com progresso do tipo “12 de 30 realizadas”, ou considerar suficiente uma verificação. Ao abrir a atividade, o responsável chega à tela de resultados com o período filtrado e as coletas pendentes já selecionadas. Se o período anterior não teve coletas, nada é cobrado. A verificação é feita no portal web, pelo computador.
Cumprimento em dashboards com as Análises Avançadas
Quando a área de trabalho tem os recursos de Rotinas e de relatórios avançados, com a integração ativa, os eventos das rotinas vão automaticamente para o HashData Advanced Reports, das Análises Avançadas: coletas executadas, atividades não executadas e verificações, com rotina, formulário, colaborador e data.
Com isso, o gestor acompanha o percentual de cumprimento por unidade, equipe ou colaborador ao longo dos meses, e não apenas a semana corrente.
Casos de uso por segmento
| Segmento | Rotina | Configuração | Resultado |
|---|---|---|---|
| Indústria de alimentos | Registros de autocontrole | Diária, várias coletas, meta da equipe | Cada dia fecha com a contagem exata de registros esperados |
| Indústria | Auditoria 5S por área | Semanal, meta individual | O gestor vê qual auditor não auditou na semana |
| Segurança do trabalho | Inspeção de segurança | Semanal, meta individual | O envio de um técnico não cumpre a meta dos outros |
| Varejo | Checklist de abertura de loja | Diária, 1 coleta, meta da equipe | Qualquer responsável presente registra a abertura |
| Segurança patrimonial | Rondas | Segunda a sexta, 3 coletas, extras aceitas | Fim de semana sem cobrança; rondas adicionais registradas |
| Sustentabilidade | Consumo de energia, água e resíduos | Mensal, meta individual por unidade | Nenhuma unidade fica sem reportar no fechamento |
| Agronegócio e utilidades | Visitas e leituras em áreas remotas | Mensal, meta individual, uso offline | A pendência fica no celular mesmo sem sinal |
| Serviços e comercial | Visitas a clientes | Semanal, meta mínima, extras aceitas | Garante o mínimo sem bloquear visitas adicionais |
Planilha e mensagens ou Rotinas de Coleta
| Pergunta do gestor | Controle em planilha e mensagens | Rotinas do HashData |
|---|---|---|
| Quem não fez a inspeção desta semana? | Conferir formulário por formulário | Registro automático de não executado, por colaborador |
| O colaborador sabe o que precisa fazer hoje? | Depende de lembrete manual | Pendências com prazo no app e no portal |
| E onde não tem internet? | Papel para digitar depois | Pendências e respostas offline no aplicativo |
| Alguém conferiu o que foi enviado? | Sem registro | Tarefa de verificação coletiva com prazo |
| Estamos melhorando ao longo dos meses? | Consolidação manual | Dashboards de cumprimento nas Análises Avançadas |
Requisitos e permissões
O módulo depende do recurso de Rotinas habilitado no plano da área de trabalho. A criação e a configuração das rotinas são feitas no portal web; o aplicativo móvel é o lugar de responder. As tarefas usam apenas formulários publicados: se um formulário deixa de estar publicado, as tarefas que o usam são pausadas e voltam a funcionar quando ele é publicado de novo, sem cobrança do período parado.
Três permissões controlam o acesso: Gerenciar rotinas (configurar e acompanhar), Visualizar rotinas (somente o Monitoramento) e Coletar dados (ver e executar as próprias atividades).
A documentação completa está em docs.hashdata.app/rotinas-de-coleta.
Perguntas frequentes
O que são as Rotinas de Coleta do HashData?
São o módulo do HashData que agrupa formulários em tarefas recorrentes, atribui essas tarefas a colaboradores e acompanha automaticamente cada período, registrando o que foi executado e o que não foi.
Quais periodicidades as rotinas aceitam?
Diária, dias na semana (por exemplo, apenas de segunda a sexta), semanal, quinzenal (do dia 1 ao 15 e do dia 16 ao fim do mês) e mensal.
O gestor precisa cobrar a equipe manualmente?
Não. Ao fim de cada janela, o sistema registra automaticamente as atividades não executadas, que aparecem no Monitoramento. Quando a meta é individual, o registro identifica qual colaborador não enviou.
As rotinas funcionam sem internet?
Sim. As pendências ficam guardadas no aplicativo móvel e podem ser respondidas offline. A coleta passa a contar oficialmente quando o aparelho sincroniza, por isso o envio deve acontecer antes do fim da janela.
É possível cobrar a conferência das coletas, e não só o envio?
Sim. A tarefa de verificação coletiva cobra que as coletas do período anterior sejam verificadas dentro de um prazo. Ela é realizada no portal web, pelo computador.
Os dados das rotinas aparecem em dashboards?
Sim, quando a área de trabalho tem os recursos de Rotinas e de relatórios avançados e a integração com o HashData Advanced Reports está ativa. Coletas executadas, atividades não executadas e verificações são exportadas automaticamente.
Veja suas rotinas funcionando no HashData
Mostramos como configurar as inspeções e os checklists da sua operação, com as periodicidades e metas que fazem sentido para a sua equipe.
