Rutinas y actividades: cada checklist con la frecuencia correcta
Las Rutinas de Recolección de HashData definen quién debe responder cada formulario y con qué frecuencia, y registran automáticamente lo que no se hizo. El colaborador ve sus pendientes. El gestor ve lo que se ejecutó y lo que no, sin perseguir a nadie por mensaje.
Ronda de vigilancia · 3 registros por día hábil
Ejemplo de una semana en el Monitoreo
En resumen
Las Rutinas de Recolección son el módulo de HashData para checklists, inspecciones y registros que se repiten. Una rutina agrupa formularios en tareas con periodicidad (diaria, por días de la semana, semanal, quincenal o mensual), asigna esas tareas a colaboradores y, al final de cada período, registra automáticamente los registros que no se hicieron. Funciona en el portal web y en la aplicación móvil, incluso sin internet.
Cómo funciona desde el inicio hasta el cierre de cada período
Una rutina tiene nombre, fecha de inicio y una lista de colaboradores. Dentro de ella están las tareas: cada una vincula un formulario publicado con una periodicidad y la cantidad de registros esperada. El período de cada tarea se llama ventana: un día, una semana, una quincena o un mes.
- El gestor crea la rutinaElige a los colaboradores y agrega las tareas, con formulario, cantidad de registros y periodicidad.
- El equipo ve el pendienteCon cada nueva ventana, la actividad aparece en Mis Actividades, en la app y en el portal.
- Cada envío cuentaTodo registro válido enviado dentro de la ventana cuenta para la meta de la tarea.
- El sistema cierra la ventanaLo que faltó se registra automáticamente como no ejecutado y aparece en el Monitoreo.
Periodicidades que acompañan el ritmo de la operación
| Periodicidad | Cómo funciona la ventana | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| Diaria | Una ventana por día, con la cantidad de registros definida en la tarea | Checklist de apertura de tienda, registros de autocontrol por turno |
| Días de la semana | El gestor elige los días permitidos; cada día es una ventana, y los envíos en otros días se rechazan | Rondas de lunes a viernes |
| Semanal | Una ventana por semana, a partir del día de inicio configurado en el área de trabajo | Inspección de seguridad, auditoría 5S por área |
| Quincenal | Dos ventanas fijas por mes: del día 1 al 15 y del día 16 al fin de mes | Informe comercial consolidado |
| Mensual | Una ventana por mes calendario | Consumo de energía por unidad, lectura de medidores |
Las ventanas siguen el huso horario del dueño del área de trabajo. Todo el equipo trabaja con los mismos plazos, incluso con colaboradores en husos distintos.
Meta del equipo o meta individual
Por defecto, la meta es del equipo: cualquier colaborador de la rutina puede enviar, y lo que importa es que la suma alcance el número esperado. Con la opción Todos los colaboradores deben enviar, cada persona debe cumplir la meta individualmente, y el registro de no ejecutado pasa a indicar exactamente quién no envió.
Cuando se alcanza la meta de la ventana, los nuevos envíos se rechazan en el momento del envío. Si superar la meta es deseable, como en visitas a clientes con un mínimo semanal, la opción Aceptar registros extra registra los envíos adicionales normalmente.
Dos vistas: quien ejecuta y quien da seguimiento
Mis Actividades, para el colaborador
El colaborador abre HashData y sabe qué debe responder, hasta cuándo y cuánto ya se hizo.
- En la aplicación, la pestaña muestra un indicador con la cantidad de pendientes y destaca lo que está en el último día de la ventana.
- Un toque abre el formulario; si hay un borrador en el dispositivo, la app pregunta si el colaborador quiere continuarlo.
- En el portal web, una tarjeta en el panel inicial lista los pendientes con un acceso directo para responder.
Monitoreo, para el gestor
Cada fila es un registro hecho o un registro que debió hacerse y no se hizo. El seguimiento pasa a basarse en datos.
- Filtros por estado, rutina, formulario, colaborador y período.
- Accesos directos desde el formulario, la pantalla de colaboradores y cada rutina.
- El permiso Ver rutinas da acceso solo al Monitoreo, ideal para coordinadores y directores.
Funciona sin internet, en campo y en la planta
Los pendientes quedan guardados en la aplicación y pueden responderse sin conexión: en cámaras frías, zonas rurales, almacenes o cualquier lugar sin señal. Los registros hechos sin conexión ya aparecen descontados en el propio dispositivo y se envían solos cuando vuelve la conexión.
El registro pasa a contar oficialmente para la rutina cuando el dispositivo se sincroniza. Por eso, en operaciones con poca señal, la recomendación es sincronizar antes del fin de la ventana.
Revisar también es rutina: verificación colectiva
Además de exigir el envío, la rutina puede exigir que alguien revise lo enviado. La tarea de verificación colectiva pide que los registros del período anterior se verifiquen dentro de un plazo, contado en días desde el inicio del período actual.
El alcance puede exigir la verificación de todos los registros, con progreso del tipo «12 de 30 realizadas», o considerar suficiente una verificación. Al abrir la actividad, el responsable llega a la pantalla de resultados con el período filtrado y los registros pendientes ya seleccionados. Si el período anterior no tuvo registros, no se exige nada. La verificación se hace en el portal web, desde la computadora.
Cumplimiento en dashboards con los Análisis Avanzados
Cuando el área de trabajo tiene los recursos de Rutinas y de informes avanzados, con la integración activa, los eventos de las rutinas van automáticamente a HashData Advanced Reports, de los Análisis Avanzados: registros ejecutados, actividades no ejecutadas y verificaciones, con rutina, formulario, colaborador y fecha.
Así, el gestor sigue el porcentaje de cumplimiento por unidad, equipo o colaborador a lo largo de los meses, y no solo la semana en curso.
Casos de uso por sector
| Sector | Rutina | Configuración | Resultado |
|---|---|---|---|
| Industria alimentaria | Registros de autocontrol | Diaria, varios registros, meta del equipo | Cada día cierra con el conteo exacto de registros esperados |
| Industria | Auditoría 5S por área | Semanal, meta individual | El gestor ve qué auditor no auditó en la semana |
| Seguridad laboral | Inspección de seguridad | Semanal, meta individual | El envío de un técnico no cumple la meta de los demás |
| Retail | Checklist de apertura de tienda | Diaria, 1 registro, meta del equipo | Cualquier responsable presente registra la apertura |
| Seguridad patrimonial | Rondas | Lunes a viernes, 3 registros, extras aceptados | Fin de semana sin exigencia; rondas adicionales registradas |
| Sostenibilidad | Consumo de energía, agua y residuos | Mensual, meta individual por unidad | Ninguna unidad queda sin reportar al cierre |
| Agronegocio y servicios públicos | Visitas y lecturas en zonas remotas | Mensual, meta individual, uso sin conexión | El pendiente queda en el celular incluso sin señal |
| Servicios y comercial | Visitas a clientes | Semanal, meta mínima, extras aceptados | Garantiza el mínimo sin bloquear visitas adicionales |
Hojas de cálculo y mensajes o Rutinas de Recolección
| Pregunta del gestor | Control con hojas de cálculo y mensajes | Rutinas de HashData |
|---|---|---|
| ¿Quién no hizo la inspección de esta semana? | Revisar formulario por formulario | Registro automático de no ejecutado, por colaborador |
| ¿El colaborador sabe lo que debe hacer hoy? | Depende de recordatorios manuales | Pendientes con plazo en la app y en el portal |
| ¿Y donde no hay internet? | Papel para digitar después | Pendientes y respuestas sin conexión en la aplicación |
| ¿Alguien revisó lo que se envió? | Sin registro | Tarea de verificación colectiva con plazo |
| ¿Estamos mejorando a lo largo de los meses? | Consolidación manual | Dashboards de cumplimiento en los Análisis Avanzados |
Requisitos y permisos
El módulo requiere el recurso de Rutinas habilitado en el plan del área de trabajo. La creación y la configuración de las rutinas se hacen en el portal web; la aplicación móvil es donde se responde. Las tareas usan solo formularios publicados: si un formulario deja de estar publicado, las tareas que lo usan se pausan y vuelven a funcionar cuando se publica de nuevo, sin exigencia por el período detenido.
Tres permisos controlan el acceso: Gestionar rutinas (configurar y dar seguimiento), Ver rutinas (solo el Monitoreo) y Recolectar datos (ver y ejecutar las propias actividades).
La documentación completa está en docs.hashdata.app/rotinas-de-coleta.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las Rutinas de Recolección de HashData?
Son el módulo de HashData que agrupa formularios en tareas recurrentes, asigna esas tareas a colaboradores y sigue automáticamente cada período, registrando lo que se ejecutó y lo que no.
¿Qué periodicidades aceptan las rutinas?
Diaria, días de la semana (por ejemplo, solo de lunes a viernes), semanal, quincenal (del día 1 al 15 y del día 16 al fin de mes) y mensual.
¿El gestor necesita perseguir al equipo manualmente?
No. Al final de cada ventana, el sistema registra automáticamente las actividades no ejecutadas, que aparecen en el Monitoreo. Cuando la meta es individual, el registro identifica qué colaborador no envió.
¿Las rutinas funcionan sin internet?
Sí. Los pendientes quedan guardados en la aplicación móvil y pueden responderse sin conexión. El registro pasa a contar oficialmente cuando el dispositivo se sincroniza, por eso el envío debe hacerse antes del fin de la ventana.
¿Es posible exigir la revisión de los registros, y no solo el envío?
Sí. La tarea de verificación colectiva exige que los registros del período anterior se verifiquen dentro de un plazo. Se realiza en el portal web, desde la computadora.
¿Los datos de las rutinas aparecen en dashboards?
Sí, cuando el área de trabajo tiene los recursos de Rutinas y de informes avanzados y la integración con HashData Advanced Reports está activa. Los registros ejecutados, las actividades no ejecutadas y las verificaciones se exportan automáticamente.
Vea sus rutinas funcionando en HashData
Le mostramos cómo configurar las inspecciones y los checklists de su operación, con las periodicidades y metas que tienen sentido para su equipo.
